Continuación del Artículo “La Chancha y Los 20: La importancia de priorizar en las Pymes (Parte 1)”

Priorización: cómo decidir qué hacer primero

I. Determinar objetivos estratégicos

Para priorizar, primero hay que definir los objetivos estratégicos de la empresa. Se trata de metas concretas con plazos y métricas: Por ejemplo: aumentar la facturación un 20% en un año, diversificar la cartera de productos, entrar en un nuevo mercado. Los objetivos permiten evaluar qué proyectos contribuyen más a lograrlos.

En el caso de nuestro fabricante de muebles, un objetivo estratégico podría ser aumentar la productividad un 15% y reducir costos de producción en el próximo año. Con ese objetivo, la inversión en maquinaria cobra sentido porque impactará en la meta. En cambio, abrir una nueva sucursal podría posponerse hasta después de conseguir la eficiencia. El refrán “la chancha y los 20” invita a preguntarse cuál de las dos inversiones se alinea más con los objetivos y cuál es más urgente.

II. Análisis de costo-beneficio

El análisis de costo-beneficio es una herramienta básica para priorizar. Consiste en comparar los costos directos e indirectos de cada proyecto con los beneficios esperados. No solo se trata de dinero: el tiempo de implementación, el impacto en la operación y la capacidad del equipo son aspectos a considerar.

Por ejemplo, modernizar la maquinaria puede exigir un periodo de capacitación para los empleados, un costo inicial elevado y un beneficio a mediano plazo. En cambio, invertir en marketing digital puede tener un efecto más rápido en las ventas, aunque el costo es menor. Dependiendo de la urgencia por generar ingresos, la segunda podría ser prioritaria. El análisis permite ordenarlas: ¿qué proyecto genera un impacto positivo mayor y más rápido? ¿Cuál mejora la posición competitiva? ¿Qué inversión es imprescindible para sostener la operación? Este método evita que la elección dependa solo de la intuición o de modas del mercado.

III. Herramientas para priorizar: matriz de decisiones

Una herramienta útil para visualizar prioridades es la matriz de decisiones. Consiste en listar los proyectos, asignarles valores según criterios relevantes (impacto en ingresos, costos, tiempo, riesgo, alineación con los objetivos, etc.) y sumar los resultados. Aquellos proyectos con mayor puntaje serán prioritarios. Esta matriz puede adaptarse a la realidad de cada PyME y es sencilla de construir. Además, fomenta la discusión en equipo y reduce el componente subjetivo.

Otra herramienta popular es la matriz de Eisenhower, que divide las tareas en cuatro cuadrantes según su urgencia e importancia. Las actividades importantes y urgentes tienen prioridad máxima; las importantes pero no urgentes deben planificarse; las urgentes pero no importantes se delegan o se realizan rápidamente; y las que no son ni importantes ni urgentes se eliminan. Aunque fue creada para la productividad individual, aplicada a proyectos empresariales permite diferenciar entre lo que se debe hacer ahora y lo que se puede posponer.

La tentación del todo: riesgos de querer la chancha y los 20.

I. Endeudamiento excesivo y pérdida de liquidez

Una de las consecuencias de no priorizar es recurrir a endeudamiento excesivo. La empresa, ansiosa por no perder oportunidades, se apalanca en créditos que superan su capacidad de pago. Los intereses erosionan las utilidades y la falta de liquidez genera una cadena de pagos incumplidos. Cuando los acreedores presionan, surge el estrés financiero y la empresa se ve obligada a liquidar activos o, peor, cerrar operaciones.

En nuestro ejemplo, si Jorge toma varios créditos para comprar maquinaria, expandirse y financiar marketing, puede encontrarse con cuotas que superan los flujos de caja proyectados. La ganancia no aumenta al ritmo necesario para cubrir las obligaciones y, en pocos meses, la empresa atraviesa una crisis de liquidez.

II. Dilución del enfoque y pérdida de competitividad.

Querer hacerlo todo a la vez también implica diluir el enfoque. El equipo se dispersa en múltiples proyectos, la calidad se resiente y la empresa pierde su identidad. Además, en un mercado cambiante, no concentrarse en las prioridades puede hacer que la PyME pierda su ventaja competitiva. La estrategia exige renunciar a ciertos mercados o productos para posicionarse mejor en otros.

Por ejemplo, dedicar recursos a desarrollar una nueva línea de muebles cuando la prioridad debería ser mejorar la logística y la atención al cliente puede resultar en productos no terminados o clientes insatisfechos. La empresa termina compitiendo en demasiados frentes, sin destacar en ninguno.

Beneficios de priorizar en la gestión PyME.

I. Orden financiero y reducción del estrés.

Cuando la PyME establece prioridades, la planificación financiera se vuelve más clara. Cada peso invertido tiene un objetivo específico y el flujo de fondos se ajusta a esa planificación. Esto reduce la incertidumbre y el estrés en la gestión. El dueño sabe qué esperar y cómo responder ante imprevistos, porque cuenta con reservas y con un plan de contingencia.

II. Crecimiento sostenible.

Priorizar no significa frenar el crecimiento, sino hacerlo de manera sostenible. La empresa avanza paso a paso, consolidando logros y construyendo sobre bases sólidas. Esto evita caídas abruptas y genera confianza en clientes, proveedores y en el equipo interno. Además, la PyME puede aprovechar oportunidades de manera ordenada, porque tiene un marco financiero y operativo que soporta nuevas inversiones.

III. Mejora en la rentabilidad.

Al enfocarse en proyectos con mejor retorno y al evitar gastos superfluos, la rentabilidad aumenta. El análisis de costos y la determinación de márgenes adecuados permiten ajustar precios sin sacrificar la competitividad. La empresa comprende cuáles son sus productos o servicios más rentables y cuáles generan pérdidas, y puede actuar en consecuencia.

IV. Toma de decisiones basada en datos

Priorizar obliga a recopilar y analizar información. Los indicadores clave de desempeño (KPIs) ayudan a medir el progreso hacia los objetivos. Tomar decisiones basadas en datos, en lugar de intuiciones o percepciones, mejora la probabilidad de éxito. La empresa puede ajustar su estrategia a partir de los resultados, aprendiendo de los éxitos y de los fracasos.

Conclusión

El refrán “la chancha y los 20 no se puede” resume una verdad incontestable en la gestión de una PyME: los recursos son limitados y toda decisión implica renunciar a algo. No se puede expandir el negocio, mejorar la infraestructura, aumentar salarios, mantener precios bajos y retirar altas utilidades al mismo tiempo sin una planificación meticulosa.

La clave está en priorizar. Definir objetivos claros, analizar costos y beneficios, respetar la restricción presupuestaria, cuidar el capital de trabajo y utilizar herramientas de decisión son pasos esenciales para transformar el deseo en acción concreta. Quererlo todo ya mismo no suele terminar en buen puerto. Decidir qué hacer primero y qué posponer construye el camino hacia un crecimiento sostenido.

En tiempos de volatilidad económica, la disciplina de priorizar no es un lujo, sino una necesidad. Las PYMEs que adoptan este enfoque disfrutan de estabilidad, rentabilidad y proyección. Aquellas que se dejan llevar por la tentación del todo suelen enfrentarse a crisis financieras y pérdidas de competitividad.

Cuatro Punto Cero te invita a reflexionar sobre tus prioridades y a convertir la planificación en tu mejor aliada. Con la guía adecuada y una cultura de mejora continua, podrás alcanzar cada una de tus metas en el orden y el tiempo que tu empresa necesita, construyendo un futuro sólido y próspero.

La chancha y los 20 quizá no se pueda tener al mismo tiempo, pero con estrategia se puede lograr todo, paso a paso.